Een vernieuwd boekingssysteem voor tourneeplanning, publiciteit en marketing

Theaterbureau De Mannen werkt voor gezelschappen, producenten en autonome theatermakers. Vanuit Amsterdam verzorgt het bureau onder meer tourneeplanning, publiciteit en marketing voor producties door het hele land.

XColite realiseerde jaren geleden het boekingssysteem waarmee het bureau dagelijks werkt. Vijftien jaar later functioneerde de applicatie nog steeds, maar was het tijd om de omgeving te vernieuwen en beter te laten aansluiten op de huidige organisatie en werkwijze.

Een werkend systeem dat aan vernieuwing toe was

Het bestaande boekingssysteem had zich jarenlang bewezen. De belangrijkste processen konden ermee worden uitgevoerd en de applicatie speelde een vaste rol binnen de organisatie.

Tegelijkertijd was de omgeving technisch verouderd. Werkwijzen waren veranderd, nieuwe wensen waren ontstaan en onderdelen konden gebruiksvriendelijker en overzichtelijker worden ingericht.

De vraag was daarom niet om alles weg te gooien en opnieuw te beginnen. Theaterbureau De Mannen wilde voortbouwen op wat goed werkte, terwijl de applicatie weer geschikt werd gemaakt voor de komende jaren. Edwin Wieringa geeft aan dat het oorspronkelijke systeem na vijftien jaar nog altijd goed functioneerde, maar inmiddels wel verbetering nodig had.

Tourneeplanning, marketing en publiciteit in één omgeving

Achter iedere theaterproductie komt veel informatie samen. Voorstellingen moeten bij theaters worden gepland, speeldata worden afgestemd en verkoopstanden worden gevolgd. Tegelijkertijd lopen er werkzaamheden rondom marketing, publiciteit en communicatie met producenten en theatermakers.

Theaterbureau De Mannen verzorgt jaarlijks ongeveer 1.500 theateravonden. Dat maakt overzicht en betrouwbare informatie belangrijk: wijzigingen in een tournee of productie moeten op de juiste plek zichtbaar zijn voor de mensen die ermee werken.

Het vernieuwde boekingssysteem ondersteunt deze samenhangende werkwijze. Tourneeplanning, marketing en publiciteit worden niet als volledig losse processen behandeld, maar als onderdelen van dezelfde dagelijkse operatie. De bestaande showcase omschrijft de omgeving eveneens als een boekingssysteem voor tourneeplanning, marketing en publiciteit.

Vernieuwen zonder alle kennis te verliezen

In een systeem dat jarenlang dagelijks is gebruikt, zit veel kennis over de organisatie. Niet alleen in de opgeslagen gegevens, maar ook in de manier waarop medewerkers ermee werken.

Daarom is niet gekozen voor een plotselinge vervanging waarbij alle processen opnieuw moesten worden ingericht. XColite vernieuwde de bestaande omgeving en nam de opgebouwde werkwijze als uitgangspunt.

Dat sluit aan bij de bredere werkwijze van XColite: eerst kijken wat al goed werkt, welke informatie beschikbaar is en waar verbetering echt nodig is. Een nieuwe bedrijfsapplicatie hoeft niet automatisch te betekenen dat alles vervangen of gemigreerd moet worden. Meer hierover staat op de pagina over bedrijfsapplicaties op basis van XFrame.

Meer gebruiksgemak in de dagelijkse praktijk

Een boekingssysteem wordt niet af en toe gebruikt. Het is onderdeel van het dagelijkse werk van medewerkers die plannen, afstemmen en informatie verwerken.

Bij de vernieuwing lag de aandacht daarom niet alleen op de techniek. Ook het gebruiksgemak en de aansluiting op bestaande processen waren belangrijk. Medewerkers moeten snel kunnen vinden wat zij nodig hebben, zonder onnodige tussenstappen of ingewikkelde workarounds.

De case wordt op de website samengevat als een vernieuwing met focus op gebruiksgemak en efficiëntere processen.

Ingewikkelde vragen terugbrengen tot heldere stappen

Bij een vervlochten boekingssysteem is niet iedere aanpassing eenvoudig vooraf te overzien. Een wijziging op één plek kan gevolgen hebben voor andere processen of gegevens.

Volgens Edwin Wieringa helpt XColite om ingewikkelde vragen terug te brengen tot begrijpelijke en haalbare stappen. Het team geeft inzicht in wat nodig is en maakt realistische inschattingen van tijd en aanpak.

“Het is een verademing om met XColite te werken.”
Edwin Wieringa, directeur van Theaterbureau De Mannen

Direct contact met het team achter de applicatie

De samenwerking stopt niet zodra een vernieuwde versie in gebruik wordt genomen. Tijdens het dagelijkse werk ontstaan vanzelf nieuwe vragen en ideeën.

XColite blijft betrokken bij ondersteuning, optimalisaties en verdere uitbreidingen. Daardoor hoeft Theaterbureau De Mannen bij iedere nieuwe wens niet eerst een andere leverancier uit te leggen hoe het systeem en de organisatie werken.

Edwin Wieringa beschrijft XColite als benaderbaar, meedenkend en proactief. Ook het vlotte schakelen en de realistische tijdsinschattingen worden in zijn testimonial genoemd.

Een applicatie die verder kan blijven groeien

De culturele sector staat niet stil. Producties veranderen, nieuwe makers sluiten aan en processen rond planning, marketing en publiciteit blijven zich aanpassen.

Een applicatie moet daarin mee kunnen bewegen zonder dat iedere uitbreiding een nieuw los systeem oplevert. Binnen het XFrame-softwareplatform kunnen nieuwe functies, workflows en koppelingen op dezelfde technische basis worden toegevoegd.

Zo kan de omgeving verder groeien terwijl de samenhang tussen processen en informatie behouden blijft. XFrame is juist bedoeld voor applicaties die jarenlang een centrale rol binnen een organisatie vervullen.

Bedrijfssoftware voor cultuur en evenementen

Binnen cultuur en evenementen komen vaak meer processen samen dan aan de buitenkant zichtbaar is. Planning, producties, communicatie, publiciteit en administratie raken elkaar dagelijks.

XFrame wordt gebruikt als basis onder interne systemen en workflowapplicaties die deze processen bij elkaar brengen. Op de pagina over bedrijfssoftware voor cultuur en evenementen staat meer over toepassingen rondom planning en operationele processen.